Den som ska driva AI-arbetet i teamet behöver mandat och tid

När AI ska in i vardagen på flera avdelningar blir den centrala IT-funktionen snabbt en flaskhals. Ett möjligt svar är att utse en person i varje team som ansvarar för att AI prövas och används i teamets egna arbetssätt. Ett tydligt sätt att misslyckas är att rollen skapas som ett ord i en titel och aldrig blir ett uppdrag.

Rollen utan avsatt tid blir en hobby

Den som utses är lätt den som redan är mest intresserad och mest belastad. Utan avsatt tid kan uppdraget bli något som sköts mellan möten och på kvällar, och det riskerar att tyna bort när leveranstrycket ökar.

Microsoft beskriver i sin vägledning för Power Platform hur företag bygger nätverk av så kallade champions, personer i verksamheten som hjälper sina kollegor. Där står att tidsåtgången varierar mycket mellan personer och team, och att organisationen bör bestämma vilken nivå av tidsåtgång som krävs. Vissa program kräver månatliga möten, öppna frågestunder för kollegorna och utbildning av nya användare. Allt det tar tid, och den tiden måste någon ha avsatt. Vägledningen gäller en annan sorts plattform, men frågorna om tid och mandat är desamma.

Mandatet avgör om rollen kan säga nej

En ansvarig som bara kan rekommendera måste föra varje beslut vidare uppåt, och då är flaskhalsen tillbaka på en ny plats. Det behöver vara skrivet vilka beslut personen fattar själv, till exempel att pröva ett verktyg med uppgifter som inte är känsliga eller att ändra teamets rutiner, och vilka som ska vidare. Allt som rör kunddata eller koppling mot affärssystem hör till den senare gruppen.

Lika viktigt är att personen får stoppa ett försök som inte leder någonstans. Utan den rätten finns risken att antalet pågående försök bara växer och att ingen har ansvar för att avsluta några av dem.

Teamets ansvariga behöver en motpart centralt

Microsoft påpekar att champions inte är ett supportteam utan representanter för verksamheten. Det talar för att någon annan behöver ta hand om det som är gemensamt. Vilka uppgifter som får användas i vilka verktyg, hur utbildning och säkerhetsgranskning går till och vad som redan fungerar är sådant som ett team inte rimligen löser ensamt.

Saknas den motparten löser varje team samma problem på sitt eget sätt, vilket är mönstret i Fem team, samma problem. I ett mindre bolag kan motparten vara en enda person med en del av sin tid. Det viktiga är att någon har uppdraget och att kollegorna vet vem det är.

Ledningen behöver stå bakom rollen

Microsofts vägledning rekommenderar att sponsring från nyckelpersoner och ledning säkras, och att det arbete champions lägger ner uppmärksammas och belönas. Det går att göra konkret. Uppdraget står i en kort beskrivning och personens chef vet att tid har avsatts och planerar därefter. Ledningen frågar dessutom regelbundet vad som har prövats och vad som har lagts ner.

Den som vill se hur det står till kan börja med två frågor: hur många timmar i veckan har varje AI-ansvarig fått avsatta, och vem kan stoppa ett försök som inte håller? Frågan om vem som äger AI på ledningsnivå har en egen text i Vem äger AI:n?. Hur IT-chefens placering i ledningen kan avgöras utifrån bolagets strategi finns i Ska IT-chefen rapportera till vd? En studie pekar på strategin.