Det styrelsen faktiskt vill höra om er AI-satsning, inte det ni tror att de vill höra

De flesta som förbereder en presentation om AI för sin styrelse gör samma antagande. De tror att styrelsen vill höra om tekniken, om vilka verktyg som används och hur avancerade de är. I praktiken vill de flesta styrelser höra om något helt annat.

Vem som är ansvarig

Den första frågan en styrelse egentligen vill ha svar på är vem som äger AI-frågan i ledningen. Inte vilken avdelning, utan vilken namngiven person som kan ställas till svars om något går fel och som kan redogöra för läget vid nästa möte. Presentationer som saknar ett tydligt namn på den raden lämnar ofta styrelsen med en obehaglig känsla, även om innehållet i övrigt är bra.

Det är en fråga som är förvånansvärt lätt att undvika att svara på rakt ut. Många presentationer talar om “vi” och “teamet” genom hela materialet, vilket låter samlat men i praktiken sällan betyder att en enskild person faktiskt bär ansvaret om något går snett. Styrelsen märker den otydligheten, även när den inte sägs högt i rummet.

Vad det kostar att vänta

Den andra frågan handlar om tid, inte teknik. Vad kostar det bolaget att vänta ytterligare ett kvartal med den här satsningen, jämfört med att komma igång nu. Styrelser är vana vid att fatta beslut baserat på alternativkostnad, inte baserat på tekniska detaljer, och en presentation som svarar på den frågan blir betydligt lättare att ta ställning till.

Den frågan är också den som skiljer en trygg presentatör från en som famlar. Den som kan svara direkt på vad väntan kostar, i timmar eller i kronor, uppfattas som någon som har kontroll över satsningen. Den som i stället svarar med en allmän känsla av att det är bråttom uppfattas, oavsett hur rätt känslan är, som mindre förberedd än vad hen faktiskt är.

Det räcker sällan med en allmän känsla av att “det brådskar”. Ett konkret räkneexempel, även ett förenklat sådant, väger tyngre än ett starkt antagande. Om ni redan gjort en mätning av vad AI ger er i dag, som beskrivits i tidigare artiklar i den här serien, är det här stället att använda den.

Vad som kan gå fel

Den tredje frågan handlar om risk. En styrelse som inte får höra om riskerna litar sällan fullt ut på den som presenterar, eftersom det ser ut som att riskerna antingen inte är genomtänkta eller medvetet utelämnade. Att själv lyfta fram vad som kan gå fel, och vad ni gör åt det, bygger mer förtroende än en presentation som bara målar upp fördelar.

De vanligaste riskerna att adressera är datasäkerhet, beroendet av enskilda leverantörer, och vad som händer om nyckelpersoner i initiativet slutar. En styrelse som hör att ni tänkt igenom de frågorna redan innan de ställs blir betydligt tryggare i sitt fortsatta stöd.

Många drar sig för att ta upp riskerna av rädsla för att det ska så tvivel om hela satsningen. Erfarenheten brukar visa motsatsen. En styrelse som får en ärlig genomgång av vad som kan gå fel, tillsammans med en plan för hur ni hanterar det, blir sällan mer skeptisk. De blir mer benägna att ge er handlingsutrymme, eftersom de sett att ni inte behöver deras kontrollfrågor för att själva tänka på riskerna.

Så bygger ni presentationen

Strukturera presentationen efter de tre frågorna ovan, i den ordningen, snarare än efter vilka verktyg som används eller vilka tekniska framsteg som gjorts. Håll varje del kort. En styrelse som får ett tydligt svar på fem minuter litar mer på er än en som får en lång teknisk genomgång på tjugo.

Varför det ändå ofta går fel

De flesta som förbereder sig gör det inför ett enskilt möte, med god tid och full koncentration. Resultatet blir ofta bra. Det som brukar brista är uppföljningen, nästa gång och nästa gång, när tiden är knappare och andra frågor tränger sig på. En presentation som imponerade förra kvartalet men som inte följs upp väcker snabbt samma misstro som om ingen presentation någonsin gjorts.

Testa er nuvarande presentation innan nästa möte

Ta det material ni senast visade styrelsen, eller det ni planerar att visa, och gå igenom det mot de tre frågorna ovan, en i taget. Markera var i materialet ni faktiskt svarar på vem som är ansvarig, vad väntan kostar och vad som kan gå fel. Om ni inte hittar ett tydligt svar på någon av de tre, är det just den luckan ni bör täppa till innan ni går in i rummet, snarare än att lägga mer tid på tekniska detaljer som styrelsen sällan efterfrågar i första hand.