Fyra faktorer förklarar om medarbetarna använder ett nytt verktyg

Ett verktyg kan vara färdigt, testat och godkänt av ledningsgruppen och ändå inte användas. Att få medarbetarna att använda ett nytt verktyg har studerats i över tjugo år. En omfattande studie pekar ut fyra faktorer som ledningen kan arbeta med var för sig: förväntad nytta, förväntad ansträngning, social påverkan och stödjande förutsättningar.

Studien jämförde åtta modeller

Viswanath Venkatesh och tre medförfattare publicerade 2003 studien User Acceptance of Information Technology i tidskriften MIS Quarterly. De utgick från åtta etablerade modeller för hur människor tar till sig ny teknik. Var och en förklarade mellan 17 och 53 procent av variationen i användares avsikt att använda tekniken. Författarna byggde en samlad modell och testade den på användare i fyra organisationer under sex månader. Teknikerna var bland annat ett mötesverktyg, en databasapplikation och bokföringssystem. Hur starka effekterna var varierade med bland annat erfarenhet och om användningen var frivillig.

Studien gäller arbetsplatsverktyg från tidigt 2000-tal och inte AI. Att resultaten går att tillämpa på AI-verktyg är vår bedömning.

Tre faktorer styr viljan att använda verktyget

Förväntad nytta är i vilken grad medarbetaren tror att verktyget hjälper hen att göra sitt jobb bättre. Förväntad ansträngning är hur lätt medarbetaren bedömer att verktyget är att använda. Social påverkan är hur mycket medarbetaren upplever att de som är viktiga för hen tycker att hen bör använda det.

I studien påverkar alla tre avsikten att använda verktyget, och avsikten påverkar sedan användningen. Den tredje faktorn är den som ledningen själv råder över mest, är vår tolkning. En chef som aldrig öppnar verktyget visar vad som egentligen förväntas.

Stöd och förutsättningar styr användningen direkt

Den fjärde faktorn är i studien tron att organisatorisk och teknisk infrastruktur finns för att stödja användningen. Den påverkar inte avsikten men påverkar användningen direkt. Vår tolkning är att en medarbetare som vill använda ett verktyg ändå kan sluta när det krånglar, om ingen hjälper till eller om tiden saknas.

Det gäller kompetens och resurser. Vem visar hur verktyget används under den första veckan, och vem svarar när något inte fungerar? Medarbetarna behöver också tid avsatt för att lära sig.

Få medarbetarna att använda verktyget genom att gå igenom faktorerna först

Skriv ned för varje faktor vad ni gör inför ett prov. Ange vad verktyget sparar för just den medarbetare som ska använda det, och se till att medarbetaren vet om det. Visa att det är lätt att komma igång. Låt ledningsgruppen använda verktyget synligt själva, och bestäm vilket stöd och vilken tid medarbetarna får.

Hur ni mäter provet och bestämmer när det ska avgöras beskrivs i artikeln Piloten som aldrig tog slut. Mandat och tid för den som driver arbetet tas upp i Den som ska driva AI-arbetet i teamet behöver mandat och tid.

Fråga de tänkta användarna efter två veckor vilken av de fyra faktorerna som saknas. Svaret visar var nästa insats ska läggas.